Mailroom, archivage et scanning - Inflow
Gestion de salle de courrier, numérisation et archivage
Nos équipes interviennent au cœur de votre entreprise pour prendre en charge la gestion du courrier, la numérisation des documents entrants, leur archivage et leur distribution.
Une expertise unique en gestion des salles de courrier
La gestion du courrier, si elle ne constitue pas une fonction cœur des organisations, relève toutefois d’un processus critique. Son externalisation implique de pouvoir s’appuyer sur un partenaire fiable, capable de satisfaire aux exigences réglementaires en matière de préservation de la confidentialité des données.
INFLOW, avec son agrément de Professionnel du Secteur Financier (PSF de support), assure la gestion des salles de courrier au sein de plusieurs institutions renommées de la place financière luxembourgeoise depuis plus de 30 ans.
Gestion de la salle de courrier, numérisation des documents et archivage
Nos équipes ne se contentent pas de réceptionner le courrier, de le trier et de la distribuer. INFLOW met à disposition du personnel dont la mission est d’améliorer les flux et de soutenir la gestion documentaire.
Au départ de la Mailroom, nos équipes gèrent l’ensemble des opérations liées au courrier ainsi qu’aux e-mails entrants et sortants, dans le respect des processus et de l’organisation de notre client. Leur mission comprend :
- Réception, tri et distribution de la correspondance : Nos collaborateurs, à votre service, contribuent à une circulation fluide des échanges d’information.
- Gestion des retours : Nous assurons un suivi rigoureux des anomalies, courriers non remis ou mal dirigés dans l'optique d'adapter et d'améliorer les procédures et de réduire au maximum le risque d'erreur.
- Support administratif : Nos collaborateurs qualifiés vous apportent un soutien administratif pour soulager vos équipes et leur permettre de se concentrer sur leur cœur de métier.
Nous proposons des services flexibles, pour vous accompagner de manière permanente ou encore pour répondre à des besoins de remplacement temporaires.
Améliorez le suivi du courrier et l’archivage grâce au numérique
Au-delà de la gestion et de la distribution de la correspondance, nos équipes vous aident à dématérialiser les flux de documents. Nous mettons à votre disposition du personnel qualifié dans le domaine du scanning, ou de la numérisation de documents, et de l’archivage.
Le courrier est systématiquement scanné, classé et archivé si cela est requis. Notre personnel est formé à vos outils pour la numérisation et l'indexation de vos documents, facilitant ainsi leur recherche et leur accès. Le document numérisé peut ensuite être transmis à son destinataire, et tracé en vue de pouvoir confirmer sa bonne réception. On peut de cette manière accélérer les échanges.
Notre équipe veille à ce que vos archives soient sécurisées, conformément aux réglementations en vigueur, et notamment la loi luxembourgeoise relative à l’archivage électronique.
L’agrément PSF de support de la CSSF : un gage de qualité
INFLOW, pour les opérations de gestion de vos salles de courrier, de numérisation et d’archivage dispose de l’agrément de PSF de Support de la CSSF en tant qu’agent de communication à la clientèle. Ce statut nous permet de répondre aux exigences des acteurs du secteur financier, en leur assurant que toutes les exigences de qualité et de préservation de la confidentialité des informations sont respectées.
En tant que PSF de Support, nous sommes directement supervisés par la CSSF et régulièrement audités, en interne comme en externe.
